微软业务生产力平台基础架构优化(BPIO)之企业项目管理(EPM)解决方案

xiaoxiao2021-03-01  4

微软企业项目管理(EPM)解决方案,帮助企业统一整合项目管理资源,提高项目管理的工作效率,加强信息共享,降低风险,提高企业多项目管理(Program)并增强项目组合管理(Portfolio)的能力,同时与其他业务信息化系统实现数据无缝交互。

一、现状和挑战

根据BPIO模型中EPM功能组织概况,组织内项目管理等级分为:

基本级:使用办公软件协作项目调度,缺少专门的单项目、多项目和项目组合管路工具,比如:使用Excel2010/Word2010进行项目管理。

标准级:有限地使用基本项目工具,拥有有限的可用于共享和分析项目信息的功能的项目管理工具,比如:使用Project Standard 2010进行项目管理。

合理级:初步建立了项目管理信息化平台,可在企业范围内访问项目信息,跨多个项目组合进行报告,例如:可进行项目管理的简单信息化平台。

动态成熟级:按照标准的项目管理体系,结合组织现状建立企业项目管理和项目组合管理系统,应用工作流、知识管理,具有全面可用性(进度、资源、财务、时间表、商业智能、文档),高扩展特性以及与LOB系统高度集成,比如:微软EPM(Project 2010)Solution。

客户需按照BPIO模型,评估EPM功能的组织概况,判断其组织处于下列那个阶段

基本级阶段

1.业务基本情况

a)基于电子表格的或单个维护的任务列表和时序表

b)人工跟踪并创建报告

c)人工的或基于电子邮件的资源日程安排或者非结构化资料管理

d)即席分析相互竞争的资金需求

e)项目计划相互独立

f)通过文件共享,内部IM软件,电话进行协作

2.往上一级发展存在的挑战

a)项目管理人员熟练运用单机版的专业项目管理工具(如:Project Standard 2010)

b)项目管理理念逐渐融入企业文化中

c)运用项目管理知识、手段,管理单个项目

d)创建管理视图报告、报表

e)通过项目管理工具制定任务计划,进行任务进度跟踪和共享任务列表

f)有效的资源管理

g)对所有项目的资源的承诺都具有可见性

h)对项目进度跟踪的管理迅速快捷

i)支持主管工具关键的项目衡量标准制定决策

j)通过企业内部其他信息化平台,沟通并共享项目信息

标准级阶段

1.基本情况

a)通过协作工具制定任务计划,进行任务进度跟踪

b)定期的总结报告和详细报告

c)定期项目状态报告

d)基础组合、计划分析,输出报表、视图

e)年度报告和分析

f)使用组织内部门户上载并共享文档和文件

2.往上一级发展存在的挑战

a)生产程序级而不单单是项目级的关键绩效指标和分析

b)对项目管理和程序更加深入的分析和报告以及标准定义

c)集中管理和跟踪项目有关文档

d)对所有的项目资源承诺具有可见性

e)资源记录和汇总资源分都存储在企业数据库中

f)所有投资汇聚在一个这样信息库中

g)选定组合与业务策略保持一致

h)跨多个项目组合的深入报告

i)从现有技术投资中获得更多价值

j)团队成员可查看项目分配,轻松根据其他Outlook预约跟踪项目任务,向项目经理提供及时更新,一遍进行准确报告

k)自动通知文档状态

l)项目管理组织机构

合理级阶段

1.基本情况

a)通过协作工具制定任务计划,进行任务进度跟踪和共享任务列表

b)通过报告自动分配和委托任务

c)企业范围的跟踪系统

d)适用于这个主项目的单一关键路径

e)自动资源优化和透明的日常安排

f)资源均衡和能力规划

g)企业范围资源可用性图表

h)根据业务一致性分析组合并选择提案

i)带有详细报告的多个记分卡和KPI

j)有效的信息通知方式和实时报告

k)成本和预算跟踪,更好了解财务状况

l)专门的项目管理组织

2.往上一级发展存在的挑战

a)标准化和自动化管理流程

b)通过企业模板和可自定义的项目指南共享最佳实践

c)支持企业利用经济的企业就绪解决方案经济有效地集成现有系统和流程

d)支持资源经理优化其企业的技能库

e)用于按技能、可用性,时序表,资源计划等分配企业资源的决策支持工具

f)业务线应用程序可紧密集成并具有可扩展性

g)确定业务策略和竞争投资优先级

h)度量并跟踪各种组合绩效

i)快速实现ROI,

j)通过WEB客户端,项目工作区,以及Office系统集成透明访问在项目和程序上进行协作的团队

k)上下文相关帮助和智能文档

动态阶段

1.(详细见“业务收益”)

二、微软企业项目管理(EPM)解决方案概述

微软企业项目管理解决方案,针对企业项目管理特点,针对单个项目管理(Project Management),按照项目管理的九大领域与标准流程,对项目的各个环节进行管理,针对多项目管理(Program Management),将分散各个组织中的项目信息集中,统一协调项目之间的资源、进度、成本冲突,及时掌握各个项目进度与计划偏差、项目风险,极大提高项目管理的效率。针对项目组合管理(Portfolio Management),对项目组合所包含的项目,按照科学,有效的工具手段进行统一的分析和管理,保证把有限的资源和预算投入到最有价值的项目中去,产生最大的投资回报。

由于Microsoft EPM解决方案将通过广为人知且高度集成的工具和程序促进普遍参与,因此,在众多项目管理系统中具有独一无二的优势。EPM解决方案可在以下六个关键领域内为组织机构赋予工作效能:

1.项目组合管理与商业智能

·寻求项目数据中对管理层有一定价值数据,透过使用一致业务尺度的记分卡视图对项目组合业绩表现实施监控,输出直观的报表和视图并根据需要深入挖掘详细情况。

·针对时间跨度内或不同项目间的日程计划、资源配置和成本数据进行评估,以达到辨别趋势和构思“假设分析”情境的目的。

·将关键Project数据以Web部件形式同其它重要业务信息一并集成到您自己的门户解决方案当中。

·根据业务一致性分析组合并选择提案,带有箱子报告的多个记分卡和KPI,实时报告。

·优化算法,用以选择项目和程序组合,高效的便捷分析,敏感性分析,业务一致性评价和决策信息板,多个组合及其ROI跟踪,通过采用企业的最佳实践节省实践并保持一致性。

2.作业与资源管理

·Microsoft EPM解决方案有助于在组织机构范围内改进作业管理,创建具有一致性和可重复性的业务处理过程,现实流程自动化,并优化项目资源配置。

·借助基于技能的资源分配工具快捷高效地将人力资源分派给项目,并对相关资源进行跟踪管理。自动资源优化和透明的日程安排,资源均衡和能力规划,企业范围资源可用性图标。

·针对用于项目的报告与核准时间创建处理过程,以确保数据精确性。

·确保您所在组织机构拥有可供用于未来项目的人员和能力。

·组和任务层面的时间跟踪功能增强。

3.项目管理

·以快捷高效的方式实施项目管理并跟踪项目进展情况。

·在项目所涉及的人员范围内实现信息的有效沟通与共享。

·通过树立在组织机构范围内适用的标准和最佳实现方式,改善项目管理流程。

·通过报告自动分配,拆分和委托任务,复杂的基准,企业范围的跟踪系统,适用于整个主项目的单一关键路径。

·对多任务列表进行分组,带有顶它参数的智能基准,多个个性化视图,记录、共享并分析项目风险,工具项目相关性实时进行级联更改。

4.团队协作与交流

·优化项目参与、进度报告和协作效果而增强信息共享与协调能力。

·借助邮件自动通知与门户访问服务提高项目团队之间的协调能力,以便使用户轻而易举地通过Web或Outlook对项目信息进行查看和分析。

·借助基于Web的时间报告与Office Outlook日历集成特性,确保项目日程计划和预算执行情况处于即时更新状态,同时,降低管理工作强度。

·在由Project Server与SharePoint Server 相集成所实现网站集基础上,针对团队文档进行集中管理,构建企业知识、内容管理平台

·为实现协同跟踪和解析而对与项目相关的问题和风险进行集中存储、链接与共享。同时集成的项目任务和日历,有关任务,问题以及风险的通知,时间跟踪和审批工作流程,精确自动报告

5.可拓展平台

·Microsoft EPM解决方案提供了伴随业务需求增长不断满足用户需求的灵活性。利用行业标准XML提高与现有系统之间的集成化水平,并在此基础上编译处于即时更新状态的项目信息。

·通过基于SharePointServer 的工具和方法,对Project Server数据进行定制化与集成化处理,如工作流。

6.解决方案管理

·Microsoft EPM解决方案将凭借安装设置和数据库分区等改进特性减轻系统管理负担。有关改进主要体现在Project Server与SharePoint Server的安装与部署、独立数据库服务器之间的负载分配以及即时更新信息的维护等方面。

三、方案优势和业务收益

方案优势:

1.促进更广泛的应用

微软EPM Solution,通过Project Professional 2010、Project Web App、Office Outlook 2010实现人机交互,工具集成了微软产品一贯的友好界面,针对之前版本进行了升级,增加了诸多新功能,加强了产品的易操作性,组织内用户只需花费少许时间与资金,熟练运用方法、工具。

2.统一、高效的的信息化平台

为组织提供Web门户,,支持基于B/S、C/S的项目更新模式,将任务和日历同步到PWA或Outlook中。Project Server 2010对项目数据、信息存放于数据库进行集中化管理,客户端应用软件通过LAN或WAN访问部署于组织内部的Project Server 2010,并在特定权限范围内实时访问需求的信息与数据,供其统一安排并确立优先级,同时利用平台与组织内的其他用户开展有效的协作并汇报项目进展状况。

3.为企业而设计

微软EPM Solution按照美国PMI协会标准项目管理流程设计,其产品可以有效对应于项目管理各个阶段进行进行管理,通过实施微软EPM Solution,帮助组织按照项目管理标准流程实行企业项目管理。

按照组织所处在的项目管理级别,支持分阶段部署,逐级协助组织提升项目管理业务,最终达到动态成熟等级。

强大的项目组合工具,在可利用的资源和组织战略计划的指导下,进行多个项目或项目群投资的选择和支持。项目组合管理是通过项目评价选择、多项目组合优化,确保项目符合组织的战略目标,从而实现组织收益最大化。

新增商业智能功能,符合组织需求发展趋势。随着信息量飞速增加,识别并分析有效数据,帮助组织快速、有效、自动地建立三维Cube,根据组织设定的阀值输出各种直观的报表与视图。

4.与Windows平台其他产品构建高效协同信息化平台

SharePoint Server 2010作为一个信息处理支撑平台,可有效地与Windows平台其他组织级产品进行信息交换,如SQL Server 2008 R2、Office 2010。而Project Server 2010基于SharePointServer 2010这一特性,保障了Project 2010只需通过简单的配置可以与Windows平台其他产品建立一站式的高效协作信息化平台。

5.可拓展企业信息化平台

提供Project Server Ineface(PSI),向开发人员显示用于扩展EPM解决方案提供了能够满足不断变化的组织需求的灵活性。您可以对其中的数据进行自定义并通过新的应用程序编程接口和对象模型更改,将这些数据与现有业务系统进行整合。

重新设计的基础架构和新功能可以支持更多用户,并保持更优异的性能。

业务收益:

1.提供可见性和决策力

对业务点进行监控,实时反馈业务进度、成本等要素,对未反馈的,系统将自动提醒用户或用户管理者,使所有工作与战略目标保持一致,提高管理层对执行和状态的可见性,协调资源与最重要的项目关系。

搜索实施报告数据库、可以创建可视报表和视图,通过Web访问首要信息板视图,直观获取信息,增强的成本和预算跟踪,更好了解财务状况。

用于按技能、可用性,时序表,资源计划等分配企业资源的决策支持工具、确定业务策略和竞争投资优先级,项目执行过程中,不断地从该项目组合的业务目标角度去评估、审核项目的性能。

2.提高生产力、降低成本

通过企业模板和可自定义的项目指南共享最佳实践,支持企业利用经济的企业就绪解决方案经济有效地集成现有系统和流程,优化并固化,减少工作量,统一协调项目资源,并对资源进行优化,自动化重复的任务,以便人员可以将注意力放在更有价值的活动上。

强大的桌面客户端,用于构建和管理复杂的项目计划,通过Web客户端,项目工作区,以及Office系统集成透明访问在项目和程序上进行协作的团队支持,资源经理优化其企业的技能库,更轻松地对资源进行报告和工时表跟踪,并度量并跟踪各种组合绩效。

上下文相关帮助和智能文档,可根据流程自动跟踪并分配文档,使用问题、风险以及项目模板构建适应企业文化的项目管理方法。

3.与其他信息系统无缝交换数据

重新调整服务器架构实现了伸缩性并改进了绩效,业务线应用程序可紧密集成并具有可扩展性。

改善了基于SharePoint的人员管理和设备管理,更加丰富的API和PSI,扩展了可编程控件,WWF和事件模型。通过数据库自带的ETL工具,将各项目管理系统数据统一构建成一个数据仓库,通过前端展现工具(Excel、Silverlight、仪表盘、网页等)集中展现需要的图形与效果。

四、总体架构和主要功能模块说明

Project Server 2010技术架构图

数据库层:存放基础数据的载体

采用最新的SQL SERVER 2012数据库,可安全、高效存储容量高达30T的数据。

服务层:处理信息,提供接口

稳定、安全的技术架构,保障企业业务流畅性和关键数据的安全性,标准接口,为企业业务需求提供开发支持。

客户端层:实现人机交互

易于操作的Project Professional 2010基于C/S结构,方便组织内成员快速计划、发布和管理项目。

基于IE浏览器的PWA,符合办公系统B/S结构趋势,完成从分析项目组合和管理项目需求到在时间表输入时间和更新任务状态的所有操作。

五、解决方案微软产品实现

微软企业搜索解决方案由一系列产品组成,如下表所示:

产品

功能定位和描述

前端程序

Project Professional 2010(必须)

企业项目管理程序,供项目经理有效实施项目规划,优化项目资源配置,并在组织机构范围内实现业务流程的可重复利用

Project Web App(必须)

是EPM解决方案中的Web门户,可用于完成从分析项目组合和管理项目需求到在时间表输入时间和更新任务状态的所有操作

Office Outlook 2010

电子邮件、日历、任务进度处理程序

Office Excel 2010

EPM解决方案商业智能报表、视图输出程序

后端程序

Project Server 2010(必须)

EPM解决方案提供支持的平台,允许前端程序通过LAN或WAN联机访问,允许组织机构为提高整个作业组合的报告能见度和连贯性而对项目与资源信息进行集中化和标准化处理

Sharepoint Server 2010(必须)

为ProjectServer 2010提供基础支持,提供网站、文档集合支持

SQL Server 2008(必须)

EPM解决方案信息、项目与文档存放载体

Exchange Server 2010

电子邮件、日历、任务进度交换程序

Windows Server 2012(必须)

SharePoint Server和SQL Server的操作系统运行基础。

备注:

本文中最先发表于项目管理联盟,当前版本已经经过三次修订,本次修订内容:

1、更新Project Server 2010系统架构图,采用《Project 2010企业项目管理实践》第七章所述系统架构图

2:更新数据库版本为SQL Server 2012

关于本文作者:

廖文星 现任微软(中国)企业与合作伙伴事业部 Project技术顾问,拥有PMI颁发的PMP证书,拥有Project Server 2010和Project 2010微软认证技术专家称号,曾作为TechED 2011大会Project讲师。2010年加入微软,为多家世界500强企业部署Project Server。近年,专注于Project相关技术研究与推广,专注于Project 15与Office 15(下一个版本)研究。

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