ACCESS使用技巧三则

xiaoxiao2021-02-28  26

1、 固定某一字段的长度   在某些情况下,我们需要对用户输入的数据的正确性进行检验。有这样一种情况,对于 “零件号”字段,它的字符长度固定为10位。我们可以在该表的设计模式下,在有效性规 则中输入“Len([零件号])=10”(不要输入引号)。以后,当我们在“零件号”字段中输入的 字符长度不是10位时,ACCESS会给出错误提示。 2、 两个表中相关字段的关联    这种情况比较复杂,我给大家举个例子。有两个表,一个是供应商表,包含供应商代码, 供应商名称,供应商地址,供应商联系方式4个字段。另一个是零件表,包含零件号,零件 名称,供应商代码3个字段。零件表中的供应商代码与供应商表中的供应商代码应该完全一 致。我们首先对两个表中的供应商代码进行索引。注意:供应商表中的供应商代码是无重复 索引,零件号中的供应商代码是有重复索引。然后,单击“工具”菜单下的“关系”选项, ACCESS会弹出“关系”窗体,添加“供应商表”、“零件表”,在“供应商表”与“零件表” 的供应商代码两个相关字段之间,建立“一对多”的关系。以后,当在零件表中,用户输入 的供应商代码在“供应商表”中没有的话,ACCESS会给出错误信息。同时在“供应商”表 中,每条记录前会显示一个带加号的方框。 3、 寻找记录中的重复项     我们有些ACCESS表是从EXCEL表中导入的,会存在重复的记录,而当我们将某一字 段设为主键的时候,该字段是不允许有重复的。如何找出重复的记录,ACCESS能为我们办 到。选择ACCESS项目窗体的“查询”标签,单击“新建”命令,在“新建查询”窗体中 选择“查找重复项查询向导”。(这项功能不是默认安装的,如果用户在安装OFFICE的时候 选择的“典型”的安装方式,ACCESS会提示用户安装此项功能。)用户选择需要查找重复 项的字段,然后连续选择“下一步”。ACCESS会新产生一个查询,名为“查找****重复项”, 用户双击该项查询,ACCESS会生成一个表,表中显示重复字段的内容和重复的次数。用户 可以根据上述信息,删除重复记录。
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