BPM 管理中怎样建立实用有效的流程

xiaoxiao2021-02-28  5

流程的制定,优化不是一件容易的工作,并不是每个人都能做得很好。要开发实际使用的有意义的、有吸引力的流程,有一些经验可寻。下面列出一些重要的流程制定与优化过程中的实践经验,供大家参考。

 

保证流程简单。传统的工作习惯使得流程图十分庞大与臃肿,被塞满了太多的信息。或许是凸显自己工作量的因素,我们制定流程时都以制定复杂的流程为目标。老式的流程通常提供一个端到端的流程视图,并且倾向于包含9到12个决策点。不幸的是,这对于用户来说太过于复杂了,根本无法消费。例如,在Visio中,传统的流程图通常看起来就像是一系列动作和任务的垃圾场。

 

这些膨胀的流程很快就会失去意义,因为没有人使用它们,导致企业秩序的混乱。这些复杂的流程的特点是,流程长,节点多,夸多部门,流程中信息含量大,责任人多,逻辑结构复杂。这使得流程图的用户不堪重负,而且很少有人完全清楚流程每个细节。这样的流程是没有存在的意义的。我们看到很多企业一个简单的报销流程,需要填写的表格五花八门,即使使用电子信息化,复杂的流程与内容也让人无所适从。

 

用户真正需要的是了解大多数情况下流程是怎样工作的。了解80%的时间内发生的任务和活动。这样就更容易保持流程简单且易于遵循。剩下的20%构成了例外,这些例外仍然需要被捕获和提供,但是对于通常发生的事情的核心并不重要。

 

为了简化流程,我的建议是将任务分组。请记住,活动与流程中的关键步骤有关,而任务与您执行活动的方式有关。关注组成流程的高级活动,然后将那些自然属于高级类别的活动进行分组,从而进一步简化这些步骤。在有意义的地方,把那些主要的任务放在一起。这将使团队很容易快速浏览流程,并理解这个流程。

 

对于每个流程,将其限定为10个高级活动。如果您不能将活动的数量限制为这个神奇的数字,找到期中一些活动的共同点,这表明您可能需要将这些活动划分为子过程。

不要忽略例外。一旦你掌握了流程大部分情况下所发生的事情,你就可以处理剩下的20%的例外情况。这些例外可以在活动中被捕获,包括“如果”情况、业务规则和背景说明。

 

使用动词来命名过程、活动和任务。在每个流程、活动和任务开始时使用一个动词,帮助用户立即理解下一步需要做什么。当您向活动添加描述时,它们变得更有意义。每个活动限制6 - 8个字。明确并避免含糊的语言,这样你的活动就能被轻松地阅读和理解。

 

通过遵循这些技巧,您的业务流程实际上更有可能被使用。创造有意义的、有吸引力的过程,是让你获得良好流程管理的方法。精心创建的流程将对持续的流程改进工作提供最好的帮助,最终实现流程的可靠回报。

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